Déménagement d’entreprise : Conseils RH

Un déménagement d’entreprise n’est pas anodin quelle que soit la taille de l’entreprise.

Le déménagement va impacter directement les employés dans leur vie quotidienne. Le temps de trajet domicile-travail, le temps personnel de la fin de journée, leurs repères sur le lieu de travail sont autant de points sensibles à avoir à l’esprit.

Un déménagement peut donc apparaître comme une source majeure de désagréments et de mécontentements avec pour conséquence une baisse de la motivation, un désengagement vis-à-vis de l’entreprise, une augmentation des conflits sociaux, une dégradation du service client…Un déménagement a un impact RH sur l’entreprise !

La direction doit donc veiller à informer, rassurer et impliquer ses salariés. Un déménagement ou un aménagement n’est réussi que s’il est approuvé par l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise.

Voici des conseils Ressources Humaines clés pour appréhender au mieux l’impact social de votre déménagement.

1 - J’évalue les risques

  • J’identifie les risques psycho-sociaux
  • Je relève les temps de trajet domicile-travail de mes collaborateurs
  • J’identifie les collaborateurs à risque
  • Je choisis l’adresse de mes futurs locaux en veillant à l’existence de mode de transports, de services et commerces de proximité
  • J’identifie des solutions de compensation qui permettront de réduire les impacts négatifs du déménagement

Ainsi, on peut envisager plusieurs solutions selon le contexte de l’entreprise. On pourra selon les besoins :

  • proposer une meilleure prise en charge des frais de déplacement,
  • proposer des facilités de transport avec la mise en place de navette ou d’un système de co-voiturage
  • Proposer des facilités de stationnement
  • L’aménagement des horaires de travail ou le télétravail à raison de quelques jours par semaine peuvent soulager certains collaborateurs très éloignés.
  • Une crèche d’entreprise peut aussi être proposée si le besoin s’en fait sentir.
  • Vous pouvez également proposer des services améliorant le confort de vos salariés (ex : abonnement offert à une salle de sport prés du lieu de travail, service de massage proposé sur le lieu de travail, une salle de détente améliorée, etc)

Un changement est plus difficile à accepter quand il est subi à 100%. Permettre à vos employés de prendre part aux décisions les aideront à se projeter et à accepter le déménagement. Ainsi, réfléchissez dès l’amont aux postes de coût sur lesquels vous acceptez que vos collaborateurs soient partie prenante !

2 - Je respecte le cadre juridique

En cas de déménagement, le salarié est protégé et bénéficie de droits.

  • Je présente le projet de déménagement devant le CSE (Conseil Social Economique) ou devant les représentants du personnel, avec toutes les informations sur les conséquences positives et négatives sur les conditions de travail des salariés. Le CSE analyse le projet de déménagement sur les plans économiques et conditions de travail et peut demander des mesures de compensation ou d’amélioration du projet
  • Je présente les 2 phases du déménagement au CHSCT (Comité d’Hygiène de Sécurité et des Conditions de Travail) qui pourra rendre un avis motivé.
  • Je vérifie que les contrats de travail sont à jour
    ◦ Si l’entreprise déménage dans la même zone géographique que celle prévue au contrat de travail, le collaborateur à l’obligation de déménager
    ◦ Si l’entreprise déménage hors zone géographique prévue au contrat de travail, le salarié se doit de déménager si une clause de déménagement est prévue dans son contrat sans quoi une modification de son contrat de travail doit être réalisée impliquant l’obtention de l’accord du salarié.
Demenagement-Impact RH-Infographie-Volume-Demenagement.fr

3 - Je communique

  • Je définis un plan de communication (et je mets notamment en avant les avantages du projet de déménagement)
  • J’identifie les employés favorables et influents sur lesquels je peux m’appuyer
  • Je communique à l’avance la date du déménagement et l’adresse (6 mois minimum pour les entreprises de plus de 300 personnes),
  • Je remets un livret de déménagement aux collaborateurs (Process, étapes et dates clés de l’ensemble du projet, tâches incombant aux collaborateurs, telle que la préparation de leurs cartons par ex)
  • J’envisage si possible un support de communication dédié au déménagement qui sera le rendez-vous régulier avec les collaborateurs (newsletter, publications sur un intranet existant, etc)
  • Je communique régulièrement sur le projet (Faits marquants, photos, vidéos, plan 3D, maquettes, etc)
  • Je remets un livret d’accueil lors de l’emménagement (plan du bâtiment, localisation du parking, des services (salle de pause, photocopieuses, reprographie…), fonctionnement général du nouveau lieu de vie (règlement, consignes de sécurité..), services de proximité (commerce, restauration…),
  • J’envisage un petit cadeau de bienvenue ou goodies

4 - J’implique mes collaborateurs

Je mets en place une boite à idées ou à questions que je relève régulièrement et que je traite en réunion de proximité

  • Je mets en place un vote pour certains volets du déménagement (choix du poste de travail, agencement de la salle de détente, définition des attentes concernant la mise en place d’une éventuelle crèche, etc)
  • J’envisage un jeu-concours (Ex : trouver les meilleurs bons plans à proximité du prochain lieu de travail)

5 – J’accompagne mes collaborateurs

Parmi les sujets les plus redoutés, on identifie le passage de bureaux cloisonnés à l’open space, le rallongement du temps de trajet entre le domicile et le lieu de travail, la configuration des locaux professionnels. Pour identifier au plus vite les résistances, il convient d’informer et d’accompagner dès l’amont les employés de l’entreprise.

  • Je mets en place une équipe projet dédiée au déménagement qui accompagnera les salariés tout au long du projet du déménagement (avant, pendant, après) sur l’ensemble de leurs problématiques (carton égaré, problème informatique, mauvaise installation, badge d’accès inactif, etc)
  • Je prévois des rendez-vous réguliers avec mes collaborateurs qui seront portés par mon encadrement (Pot de lancement, réunions de proximité, événement de présentions, pot d’accueil lors de l’emménagement)
  • Je réalise un bilan avec mes collaborateurs, bilan organisé par l’encadrement de l’entreprise et qui permettra de prendre la température et d’identifier les problèmes et les correctifs à apporter.

Nous espérons que ces conseils et le point sur la réglementation juridique en cas de déménagement d’entreprise vous aideront dans votre projet de déménagement de vos salariés.