Check-List Déménagement Entreprise

Check-List-Demenagement-Entreprise-FADDEM

Selon la taille de l’entreprise, un déménagement peut nécessiter plus ou moins de temps de préparation (12 à 24 mois pour les entreprises de plus de 1000 collaborateurs et 1 mois pour les toutes petites entreprises).

Nous vous proposons une check-list déménagement entreprise pour vous permettre d’anticiper et ne rien oublier ! Cette check-list vous donne une vision sur les 6 mois qui précèdent le jour du déménagement.

Six mois avant le déménagement

  • Fixer une date estimative du déménagement ;
  • Rédiger le cahier des charges recensant les besoins et contraintes de votre déménagement et le communiquer à plusieurs sociétés de déménagement
  • Chercher l’adresse des futurs locaux
  • Définir un premier plan de l’organisation des futurs locaux pour anticiper les travaux éventuels ;
  • Solliciter les maîtres d’oeuvre pour la conduite des travaux éventuels
  • Donner votre préavis au bailleur (pour les bails commerciaux) ;
  • Evaluer l’impact social du déménagement et étudier les contrats de travail des salariés.

Cinq mois avant le déménagement

  • Choisir la société de déménagement qui prendra en charge votre déménagement (en choisissant au plutôt et en étant flexible sur la date du déménagement, vous pouvez réaliser des économies). Remplir la déclaration de valeur.
  • Définir le planning et valider la date du déménagement
  • Choisir les maîtres d’oeuvre pour la réalisation des travaux éventuels dans vos futurs bureaux et lancer les travaux.
  • Identifier les solutions de compensation qui permettront de réduire les impacts négatifs du déménagement
  • Présenter le projet de déménagement devant le CSE (Conseil Social Economique) pour les entreprises à partir de 11 salariés
  • Définir un plan de communication

Quatre mois avant

  • Faire l’inventaire des éventuelles archives à déménager et penser le futur lieu de stockage.
  • Faire un état des lieux des locaux actuels et identifier les travaux à effectuer avant de les restituer ;
  • Suivre les travaux éventuels dans les futurs locaux

Trois mois avant le déménagement

  • Mettre en place une équipe projet dédiée au déménagement qui accompagnera les salariés tout au long du projet du déménagement (avant, pendant, après)
  • Impliquer les salariés dans le projet de déménagement en prenant en considération leurs résistances et attentes.
  • Accompagner les collaborateurs en résistance
  • Suivre les travaux éventuels dans les futurs locaux
  • Annoncer le déménagement aux clients et fournisseurs.

Deux mois avant le déménagement

  • Effectuer les travaux dans les locaux actuels pour les rendre en état.
  • Définir le plan des futurs bureaux
  • Réaliser l’agencement des futurs ;
  • Faire une première présentation des locaux aux salariés.

Un mois avant le déménagement

  • Réaliser un tri dans les affaires et documents de l’entreprise ;
  • Attribuer un code pour le déménagement à chaque service ou bureau pour faciliter le déménagement ;
  • Faire un plan de disposition avec le code de service sur les cartons dans les nouveaux locaux ;
  • Suivre l’avancée des travaux dans les nouveaux locaux ;
  • Installer les nouvelles lignes de communication (téléphonique, internet …) ;
  • Réaliser les changements d’adresse auprès des organismes concernés (Sécurité sociale, Urssaf, caisse de retraite, impôts, abonnements, assurance, la préfecture …).

Une dizaine de jours avant le déménagement

  • Informer les salariés sur le déroulement du déménagement et faire les derniers cartons ;
  • Choisir le prestataire pour s’occuper du nettoyage des nouveaux locaux ;
    Choisir le prestataire chargé de faire l’inventaire du parc informatique et préparer son déménagement ;
  • Vérifiez que rien ne manque et que l’ensemble du mobilier et du parc informatique a bien été étiqueté;
  • Faire le changement des cartes grises (parc automobile) ;
  • Donner la nouvelle adresse aux prestataires, fournisseurs, clients concernés avec de nouvelles cartes de visite.
  • Modifier l’adresse de l’entreprise sur l’ensemble des documents de l’entreprise (plaquette commerciale, signature mail, site web…)
  • Informez les employés des étapes du déménagement et ce qu’ils vont devoir faire le jour
  • Remettre un livret d’accueil (plan du bâtiment, localisation du parking, des services (salle de pause, photocopieuses, reprographie…),
  • Organiser l’inauguration des locaux

Un jour avant le déménagement

  • Chaque salarié doit avoir fini de mettre en carton ses affaires ;
  • Faire une inauguration des locaux.

Le jour du déménagement

  • Transfert du mobilier et des cartons;
  • Remontage du mobilier, déballage des biens (archives, équipements informatiques, dispatching des cartons par bureau);
  • Reconnexion du matériel informatique et électrique;
  • Transfert des archivages et stockage en garde-meuble de certains équipements à votre demande;
  • Broyage des archives sur votre demande. Un certificat de destruction vous sera remis;
  • Évacuation, traitement des déchets et nettoyage des locaux sur votre demande;
  • Suivi du bon déroulement du déménagement par l’équipe projet

Quelques jours après

  • Effectuer un bilan du déménagement en s’assurant que toutes les prestations ont bien été réalisées
  • S’assurer de la bonne installation des collaborateurs (Equipe projet déménagement)
  • Assurer pendant 1 mois après le déménagement un support auprès des collaborateurs afin de les assister (Equipe projet déménagement).