Comment gérer sa communication lors d’un Déménagement Entreprise ?

Un déménagement de société en vue ?! Un changement d’adresse n’est jamais anodin pour les fournisseurs et les collaborateurs. Ainsi selon vos interlocuteurs, la communication ne s’effectuera pas de la même manière. Découvrez les conseils de FRANCE ARMOR (ex Faddem), spécialiste du déménagement d’entreprise.

Communication-Demenagement-Entreprise-Faddem

Comment gérer sa communication externe en cas de déménagement d'entreprise ?

1 – Définissez vos cibles.

Votre entreprise de part son activité, est en relation avec de nombreux interlocuteurs :

  • Les services administratives (Services des impôts, Urssaf, RCS, OPCO, mutuelle…),
  • Cabinet comptable,
  • Banques,
  • Fournisseurs et équipementiers
  • Partenaires et prestataires de services,
  • Clients
  • etc.

En amont du déménagement de votre entreprise, vous devrez communiquer votre nouvelle adresse à l’ensemble de ces interlocuteurs. Toutefois les modalités de communication seront différentes selon votre cible.

2 – Définissez votre plan de communication

Nous vous conseillons de dresser un plan de communication. Un plan de communication consiste à définir pour chaque cible le message à diffuser et les modalités de diffusion (médias de communication et dates).

CiblesMessagesMédiasDates de communication
Services administratifs Changement d'adresse avec justificatifPour le changement de siège social, formalisation d'un procés verbal de modification des statuts et dépôt au JAL ou SPEL et au guichet des formalités des entreprises + déclaration en ligne du changement d'adresseDans un délai d'1 mois
Banques, cabinet comptableNouvelle adresse et justificatifEn ligneDans un délai d'1 mois
FournisseursLes atouts du déménagement + nouvelle adresseRencontre physiqueDès connaissance de la nouvelle adresse
Equipementiers et partenairesLes atouts du déménagement + nouvelle adresseMail ou newsletter et téléphoneDès connaissance de la nouvelle adresse
Clients (Si le site physique déménagé est un point d'accueil de la clientèle)Les atouts du déménagement et du nouveau point de vente+ nouvelle adresseAffiche dans l'ancien point de vente, Site web, newsletter, flyers pour les petites zones de chalandise, Fiche Google My Business, etc1 mois avant le déménagement

Un changement d’adresse est stratégique et peut impliquer selon le domaine d’activité, une réflexion avec les fournisseurs, en particulier dans le secteur industriel. Une entreprise peut décider de déménager une usine pour la rapprocher des axes routiers ou ferrovières et simplifier ainsi l’approvisionnement en matières premières. Dans ce cas les fournisseurs seront informés en amont, dans le cadre de réunions physiques. Dans tous les cas, le choix de changement d’adresse doit être présenté de manière positive.

Pour connaître les modalités précises concernant le changement de siège social selon la forme juridique de la société, cet article du service Entreprise.service-public.fr est très détaillé.

Les déclarations en ligne concernant l’URSSAF se font sur le site web formalites.entreprises.gouv.fr

Comment gérer sa communication interne lors d'un déménagement d'entreprise ?

Ce paragraphe concerne essentiellement les entreprises qui possèdent plusieurs sites physiques, soit une entreprise possédant :

  • des unités de production
  • et/ou des entrepôts
  • et/ou des magasins
  • et/ou des agences
  • et/ou plusieurs bureaux
  • etc,

1 – Qui déménage ?

Le déménagement d’un site physique d’une entreprise est plus ou moins impactant selon le service qui change d’adresse.

Dans tous les cas, il impacte les collaborateurs de l’entreprise, ce qui en fait une cible de communication principale lors d’un déménagement d’entreprise.

Les collaborateurs de l’entreprise

La communication auprès des employés est sensible. Elle doit mettre en avant les atouts du déménagement pour l’entreprise et si possible pour les collaborateurs. La démarche de communication impliquera des rencontres avec le CSE ou les représentants du personnel ou la Direction selon l’organisation en place ; elle nécessitera d’organiser une réunion d’information de l’ensemble du personnel à l’occasion d’un séminaire par exemple et se matérialisera par la formalisation de plusieurs supports de communication tel que le livret de déménagement.

La communication d’un déménagement auprès des salariés doit s’effectuer plusieurs mois avant la date du déménagement.

Concernant la communication à destination des collaborateurs, notre article consacré aux impacts RH du déménagement expose de manière plus détaillé, en 5 points la manière de communiquer vers vos employés.

Le déménagement d’une unité de production ou d’un entrepôt.

Le déménagement d’une unité de production impacte principalement, les employés y travaillant, les ressources humaines, le service achat, le service comptable et financier, la logistique et le service de communication. Ce sont principalement ces services qu’il convient d’informer de la nouvelle adresse.

Le déménagement d’un entrepôt va concerner les services logistiques, unités de production, services comptables et financier et Ressources humaines.

Le déménagement du Service RH

Le déménagement du service RH concerne tous les employés de l’entreprise. Ainsi la communication se fera à destination de l’ensemble du personnel.

2 – Définissez votre plan de communication

Il s’agira donc de lister vos cibles au sein de l’entreprise.

Puis d’identifier le message à diffuser auprès de chaque cible.

Selon la cible, la communication pourra s’effectuer de différentes manières :

  • par mail
  • via l’intranet de l’entreprise
  • via la newsletter ou le journal interne
  • via des affiches
  • en séminaire
  • etc

 

Exemple :

Le déménagement d’une boutique concerne principalement :

  • les employés de la boutique
  • le service commercial et marketing pour informer les clients
  • les services comptables et financiers
  • le service logistique pour la livraison en boutique
  • le service RH
  • et indirectement tous les employés de l’entreprise, ambassadeurs de leur entreprise

 

Ainsi, plusieurs communications spécifiques et dissociées doivent être réalisées, à destination :

  • des employés de la boutique
  • des différents services cités-ci-dessus
  • de l’ensemble du personnel

 

Les médias utilisés et le timing de communication sera spécifique à chaque cible.

Les employés de la boutique seront informés en premier via les RH et/ou représentants du personnel dans le cadre de réunions physiques, puis les services impactés de l’entreprise seront informés a minima par mail et en réunion avec leur responsable hierarchique et le personnel sera informé par l’intranet ou le journal de l’entreprise.

CiblesMessagesMédiasDates de communication
Collaborateurs Atouts du déménagement pour l'entreprise et les collaborateurs, Plan d'action spécifique pour les collaborateurs + Nouvelle adresseRéunions avec les représentants du personnel ou CSE, entretiens avec les RHDès connaissance de la nouvelle adresse
Serices de l'entreprise impactésAtouts du déménagement + Nouvelle adresseRéunion avec le responsable d'équipe, maild'informationDès connaissance de la nouvelle adresse
Personnel de l'entrepriseLes atouts du déménagement + nouvelle adresseCommunication sur l'intranet ou newsletter ou journal de l'entreprise ou mail d'informationDès connaissance de la nouvelle adresse