Déménagement Archives

Les archives sont une composante incontournable de l’entreprise. Elles doivent être accessibles, conservées dans les meilleures conditions et gérées de manière optimum. Le déménagement des archives est un aspect délicat du déménagement ! En effet, il s’agit d’éviter toute perte, dégradation ou vol de documents d’archives.

Vous projetez de transférer vos archives, voici un récapitulatif en infographie des étapes du Déménagement d’archives !

1 – Faites l’inventaire de vos archives

En premier lieu, il s’agit de faire un inventaire de vos archives ce qu’on appelle l’étape du recollement. Cet inventaire va vous permettre de faire le point sur :

  • L’état général des archives
  • Le volume des archives à déménager
  • L’état du classement actuel de vos archives

Cette étape est une opportunité pour identifier les archives à supprimer, à restaurer, à reconditionner ou à numériser, afin d’assurer efficacement une conservation préventive.

Il s’agira aussi de refaire le point sur le système de classement, la répartition par catégories, séries et sous-séries… Vous identifierez les déficits diverses et disparitions de documents d’archives.

2 – Définissez le lieu de stockage

En fonction du volume de vos archives à déménager, vous serez en mesure de déterminer la surface nécessaire pour accueillir vos archives.

Le lieu de stockage et de gestion de vos archives doit être un lieu :

  • Sécurisé contre les intrusions
  • Facilement accessible pour vos collaborateurs
  • Proche de vos bureaux
  • Offrant des conditions de température, d’hygrométrie et de lumière adaptées pour l’archivage

A cette étape, vous pouvez également choisir d’externaliser le stockage et la gestion de vos archives. Certaines entreprises de déménagement offrent ce service. FADDEM prend en charge le stockage et la gestion de vos archives. Contactez-nous pour obtenir des renseignements sur cette offre.

3 – Choisissez votre entreprise de déménagement

Certains déménageurs professionnels sont spécialisés dans le déménagement d’entreprise et ont l »habitude de prendre en charge les transferts d’archives ! L’externalisation de vos archives fait partie de leurs prestations.

FADDEM est expérimenté dans les déménagements d’entreprises et de leurs collaborateurs. Contactez-nous pour en savoir plus.

4 – Préparez le transport des archives

L’étape du transport de vos archives est l’une des plus délicates. Les archives doivent en effet arriver dans le lieu de stockage de manière ordonnée et cela sans perte et oubli.

Ainsi, vos archives sont emballées, conditionnées, numérotées et étiquetées de manière rigoureuse.

Le transport et transfert de vos archives est effectué de manière sécurisée.

5 – Installez vos archives

Vos archives, une fois réceptionnées sont déconditionnées, déballées et mises en rayon selon votre plan de classement.

Le mobilier complémentaire est également installé et branché.

6 – Bilan du transfert des archives

Le bilan du déménagement de vos archives s’effectue dans le cadre d’une réunion de bilan avec votre entreprise de déménagement.

Au préalable vous aurez vérifié le bon respect du cahier des charges et la bonne réception et installation de vos archives et mobilier.

Déménagement Archives- FADDEM