Le déménagement informatique : la check-list !

Un déménagement informatique en vue ? Cette étape du déménagement d’entreprise est loin d’être anodine.

Le système informatique n’est plus un outil au service de l’entreprise. Il fait désormais partie du capital stratégique de l’entreprise. La majorité des entreprises ont dématérialisé une grande partie de leurs processus (vente en ligne, facturation, recouvrement, fidélisation, sypply-chain…). L’exploitation et la sauvegarde des données est devenue vitale pour l’entreprise. Par ailleurs, le matériel informatique est fragile et nécessite des précautions particulières auxquelles Faddem est rodé !

Pour vous aider dans votre transfert informatique, voici un récapitulatif des étapes clés et des points à traiter pour déménager dans les meilleurs conditions !

Déménagement Informatique : M-6 (J-180)

En amont de votre transfert informatique, il s’agit de dresser un inventaire de votre parc informatique, de définir vos futurs besoins en terme de besoins informatiques, de téléphonie et de réseau, de vérifier que les nouveaux locaux répondront à vos attentes et enfin de formaliser votre cahier des charges.

Faites un état des lieux du parc informatique à déménager

L’inventaire du matériel informatique à déménager est une étape incontournable. Elle permet de faire le point sur l’état des machines et d’avoir une vision du parc et du réseau informatiques.
Il s’agit :

  • d’inventorier et d’étiqueter le matériel informatique et les éléments du réseau (switches, routeurs, câblages, etc),
  • de réaliser les schémas de brassage téléphonique et informatique.

Définissez vos besoins

Le point sur vos besoins en hébergement

Un déménagement informatique est l’occasion de faire le point sur l’hébergement des serveurs.

Selon que l’architecture de votre système d’information est localement hébergée (on-premise) ou externalisée (on parle aussi de saas ou cloud) ou hybride (à la fois locale et externalisée), le transfert informatique est le moment d’externaliser de nouveaux hébergements ou d’en rapatrier.

De cette réflexion va découler la liste des nouveaux serveurs à virtualiser, la méthode, la technologie et le matériel informatique nécessaire pour y parvenir.

Vos besoins en téléphonie

Le déménagement informatique est aussi l’opportunité de :

  • se doter de la Voix sur IP, si cela n’est pas encore fait,
  • de conserver ou non le matériel existant,
  • de migrer vers une autre solution Téléphonie

Vos besoins en réseau

Si vous envisagez d’utiliser la fibre optique dans vos futurs locaux et que ceux-ci n’en sont pas pourvus, vous devrez entamer les démarches nécessaires afin d’équiper les futurs bureaux. La pose d’une fibre optique peut en effet prendre six mois et la création d’une tête de ligne par l’opérateur historique peut nécessiter entre un et deux mois.

En définissant la couverture Wifi à mettre en place dans le futur site, vous serez amené à déterminer les emplacements des bornes, la nécessité d’en ajouter tout en veillant à ce que le niveau de sécurité soit respecté.

Rédigez votre Cahier des charges "Déménagement Informatique"

A l’issue de la définition des besoins,

  • L’emplacement de tout le matériel recensé doit être décidé et positionné sur des plans,
  • Les schémas doivent être validés
  • Les circuits de transfert du matériel des anciens vers les nouveaux locaux doivent être définis et validés (accès aux bonnes dimensions, ascenseur adapté, identification des équipements de déménagement nécessaires (ex : monte-charge…)

Vous êtes désormais en mesure de rédiger votre cahier des charges en vue de votre transfert informatique. Détaillez le matériel et les équipements informatiques à déménager et listez les prestations que vous attendez de l’entreprise de déménagement.

Pour vous aider, consultez nos conseils pour rédiger votre cahier des charges déménagement et téléchargez notre modèle de cahier des charges.

Des questions ?! Contactez FADDEM au 02.99.82.25.20 ou fad@faddem.com

FADDEM met ses 50 ans d’expérience auprès des grands comptes et des PME à votre profit ! Réseau National de déménageurs indépendants, nous intervenons partout en France et à l’international !

Nous sommes certifiés et membres de la Chambre Syndicale du Déménagement.

Vérifiez la conformité des futurs locaux

Les futurs locaux devront répondre aux attentes définies ci-dessus. Ainsi, il s’agira de vérifier :

  • Les raccordements internet disponibles (Fibre optique, SDSL, ADSL etc…),
  • L’emplacement, taille, climatisation de la salle serveur,
  • L’existence de faux plafonds,
  • La qualité du câblage informatique (Type, état, disposition des prises etc…) ?
  • La couverture WIFI à mettre en place

Votre transfert informatique : M-3 (J-90)

Au delà des préoccupations classiques qui jalonnent un déménagement d’entreprise et que nous détaillons dans une Check-List Déménagement d’Entreprise, vous aurez à traiter les aspects suivants :

  • Travaux spécifiques à l’installation informatique, téléphonique et réseau,
  • Effectuer les demandes de raccordement des lignes téléphoniques et accès internet,
  • Anticiper les changements d’adresse IP
  • Préparer la migration des noms DNS de vos services hébergés chez vous
  • Anticiper le raccordement électrique
  • Commandez le futur matériel informatique (Postes informatiques, serveurs, câbles réseau, rallonges…)

Votre déménagement informatique : M-2 (J-60)

Il reste 2 mois avant la grande échéance ! Mettez l’équipe dédiée en place et commencez les travaux et installations requises au transfert informatique.

Nommez un responsable Projet Transfert Informatique

Le responsable du Projet de déménagement informatique sera en charge de planifier le transfert, de mener à bien les étapes du déménagement avec l’aide de techniciens compétents et de gérer le personnel d’astreinte le jour du déménagement.

Faites installer les lignes téléphoniques et accès internet

Au delà du pilotage de vos prestataires, il s’agit :

  • d’effectuer des travaux de câblage si nécessaire,
  • de se concentrer sur la phase de tests des lignes et des accès à Internet (Ex : prises réseau),
  • de prévoir un plan de secours le jour du déménagement (équipe support, procédure, matériel de secours, une demi-journée de simulation, duplication du SI dans un centre de secours, si besoin…)
  • de préparer la configuration du parefeu

10 jours avant le déménagement

Sauvegardez les données

Dernière ligne droite avant le jour J !

Une dizaine de jours avant le déménagement, il convient de sauvegarder toutes les données de l’entreprise sur des supports fiables.

Il est également possible de s’appuyer sur des centres de secours dans le cas où l‘entreprise ne peut se permettre une interruption de service ou si certaines données sont critiques pour l’entreprise. Les applications et données stratégiques seront dupliquées dans le centre de secours.

1 jour avant le transfert informatique

Dernier jour pour tout finaliser ! Votre entreprise de déménagement peut prendre en charge l’ensemble de cette phase.

  • Arrêter les ordinateurs au fur et à mesure que les services terminent leur dernière journée sur le site,
  • Arrêter l’ensemble des équipements sensibles (serveurs, switchs, routeurs, onduleurs, etc.)
  • Démonter le matériel informatique
  • Débrancher tous les câbles,
  • Retirer les toners des imprimantes lasers,
  • Protéger et empaqueter le matériel à raison d’un poste informatique par carton (Votre déménageur peut prend en charge cette partie).

Besoin d'aide ?! Contactez FADDEM au 02.99.82.25.20 ou fad@faddem.com

Rodés au déménagement informatique, nous disposons des méthodologies et équipements spécifiques (Camions à suspension hydropneumatique avec intérieur capitonné et rails d’arrimage pour sangler les machines). Nous protégeons votre matériel (blocage des lampes de scanners, protection des têtes d’impression des imprimantes à jet d’encre, etc.)

Le jour "J"

Le transfert informatique

Enfin le grand jour, celui du transfert informatique de votre entreprise !

  • Le transfert informatique est réalisé par un déménageur spécialisé selon votre cahier des charges,
  • Votre matériel est livré et les cartons déposés aux endroits prévus

L'installation et le redémarrage

Il s’agit enfin :

  • de réinstaller les machines et de reconfigurer le réseau,
  • d’effectuer les tests de bon fonctionnement,
  • d’assister l’ensemble des collaborateurs de l’entreprise au lendemain du déménagement. C’est la cellule d’assistance que vous avez mise en place qui intervient ou le directeur de l’entreprise pour les TPE.

FADDEM, expérimenté dans le déménagement d’Entreprises Grands Comptes PME et TPE, vous accompagne dans votre transfert informatique.